Her er årsagen til offentlige it-fiaskoer

De offentlige it-skandaler rammer ikke længere blot statskassen med uforudsete ekstraregninger i milliardklassen. Nu går de ud over os alle. Senest koster den digitale tinglysningsskandale almindelige danskere formuer og i det seneste år er alle i samfundet blevet ramt. Lige fra folkeskoleelever, der bliver besværet af testsystemer der ikke virker, over studerende, der ikke kan få SU til virksomheder der bliver fejlopkrævet af SKAT.

Hidtil har staten været meget tilbageholdene med at kritisere sig selv. Men ikke længere. Fiaskoen er så åbenlys, at chefen for statens digitaliseringer sænker paraderne.

”Der er ingen tvivl om, at vi i det offentlige er for dårlige til at håndtere store it-projekter. Når vi over de seneste år har skønnet forkert i størrelsesordnen en milliard kroner, så er det tydeligt, at vi har et for dårligt overblik over projekterne,” siger digitaliseringschef i Finansministeriet Lars Frelle-Petersen til ComON.

Han står i spidsen for en redegørelse over de kaotiske offentlige it-projekter, som regeringen fremlægger i næste måned. Konklusionen er, at projekterne er ugennemtænkte, indebærer en meget høj risiko for fejl og forsinkelser, og at samarbejdet med leverandørerne er elendigt.

”De offentlige it-projekter er kendetegnet ved en høj grad af projekt-umodenhed. Systemerne er ikke tænkt ordentligt igennem, inden de bliver vedtaget. Instanser og styrelser uden erfaring kaster sig ud i meget voldsomme projekter, der indebærer en høj grad af risiko, som vi er for dårlige til at forstå og håndtere. Endelig er samarbejdet med leverandøren ofte præget af mistillid og gensidige bebrejdelser undervejs,” siger Lars Frelle-Petersen.

Alle er dybt frustrerede
Sidste år viste tal fra finansministeriet, at 15 statslige it-projekter siden 2001 er endt i forsinkelser og budgetoverskridelser. Flere af dem gik galt fra starten og er endnu ikke færdige.

”Store it-projekter skal i udbud, og vi skal i reglen vælge det laveste tilbud. Det betyder, at leverandørerne underbyder hinanden i en grad, så man kan have fornemmelsen af, at de som udgangspunkt taber penge på kontrakten og derfor må tjene pengene hjem andre steder. Hver eneste ændring eller nye ide koster ekstra. Det skaber en usund incitamentsstruktur, der skærper konflikterne,” siger Lars Frelle-Petersen.

CSC er blandt de største leverandører af it til det offentlige Danmark. Fritjoj Lind står i spidsen for CSC’s offentlige projekter og er manden bag den digitale tinglysning.

”Formen i det offentlige er, at de har en forretningscase som de søger bevilling til. Det stiller krav til, at businesscasen er meget gennemarbejdet, når det bliver afleveret. Problemet er, at vi som leverandører skal leve med kontrakter, der er meget rigide og som sætter meget store krav til kravsdokumentation. Kontrakterne evner i meget ringe grad at håndtere ændringer undervejs. Tidsplanen er så stram, at selv få ændringer fører til forsinkelser. I det private kan koncerndirektøren træffe nogle hurtige beslutninger, men det offentlige skal tilbage til finansudvalget eller kommunalbestyrelsen og have en ekstra bevilling,” siger Fritjof Lind og tilføjer:

”Vi bliver nødt til finde en metode til at få de offentlige it-projekter til at fungere. Alle bliver mere og mere frustrerede over det her.”

De rigide kontrakter skyldes, at det offentlige ”går med livrem og seler af angst for klagesager,” som Lars Frelle-Petersen siger.
Ingen forstand på it

Det betragter professor Søren Lauesen fra IT-Universitetet som et hovedproblem i det offentlige.

”Ledelsen i det offentlige har ikke forstand på it, og de konsulenter, man benytter, overspecificerer kontrakterne, så leverandørerne er nødt til at programmere helt nye systemer i stedet for at hive noget ned fra hylden,” siger Søren Lauesen.

Organisationen IT-Branchens arbejdsgruppe for digital forvaltning har netop offentliggjort en rapport, der fremhæver udbudsreglerne som et hovedproblem i forhold til offentlige it-fiaskoer. Arbejdsgruppen består af repræsentanter fra blandt andre IBM, CSC og KMD.

”Det konkluderes, at udbudssystemet ikke fungerer efter hensigten. Der kan naturligvis peges på, at der begås fejl hos såvel kunder som leverandører og externe konsulenter/rådgivere. Men det største problem er ikke disse fejl, men at udbudssystemet anvendes på en måde, der er uhensigtsmæssig. De opgaver, som udbydes, er for omfangsrige, idet de indeholder for mange og for detaljerede krav, der skal opfyldes ufravigeligt og ofte på én gang,” konkluderer arbejdsgruppen.

Hovedproblemet er, at udbudssystemet udelukker parterne fra at tale med hinanden under udbuddet. Det betyder, at leverandørerne ikke må foreslå billigere løsninger, men udelukkende skal leve op til kravene i udbuddet. Derfor kan leverandøren ikke rådgive det offentlige om projektet, inden det bliver fastlagt

Opfører sig uventet

Senest dumpede prestigeprojektet med nationale elevtest i folkeskolen med et brag da den skulle tages i brug for 14 dage siden. Systemet kunne dengang ikke håndtere svar fra mange elever samtidigt. Mens skoletestfiaskoen er en klokkeklar fejl fra leverandørens side, så viser tinglysningsskandalen, hvor komplekst problemet kan være. Her er der tale om, at hele fundamentet for systemet er fejlvurderet. Folk bruger ikke systemet, som staten forventede. Det fører til en ophobning af manuelt arbejde, fordi staten fyrede størstedelen af tinglysningsmedarbejderne i forbindelse med digitaliseringen. Derfor hober sagerne sig op og koster borgere og samfund milliarder kroner sammenlagt.

”Vi er for dårlige til at vurdere, hvilke ændringer et nyt it-system medfører i organisationen. Vi skal være bedre til at stoppe op og spørge, hvordan folk egentlig vil bruge det her system,” siger Lars Frelle-Petersen.

Ansvaret for at brugerne bruger it-systemet efter hensigten ligger hos det offentlige. Men leverandørerne er blevet mere bevidste om, at vejlede det offentlige om det aspekt ved it-projekterne.

”Det er systemejeren der har ansvaret for at tænke over, om systemet vil blive brugt efter hensigt. Men i de seneste 2-3 år er vi som leverandører også blevet skarpere til, at spørge ’har i nu tænkt over, hvordan brugerne bruger systemet, og har i tænkt alle potentielle interessenter ind?’,” siger Fritjof Lind.

Regeringens redegørelse fokuserer at hive mest mulig viden ud af de projekter der er gået galt. Men Lars Frelle-Petersen understreger, at betingelserne i det offentlige er, at projekterne ofte er meget store og grundlæggende for samfundet.

"Der er også ekempler på, at vi gør det godt, og man skal tage i betragtning, at der er nogle vilkår i staten som er anderledes end i det private. Projekterne er politisk vedtaget, og forandringerne er meget vidtrækkende," siger Lars Frelle-Petersen.

Det offentlige arbejder på at indføre nye modeller for projektstyring, hvor projekterne bliver delt op i mindre dele, som er nemmere at overskue.