Klumme: Få nu styr på din e-mail etikette!

Selvom jeg er ung, kan jeg godt savne dengang, hvor posten kun kom klokken ni. Nu kommer den klokken seks, under frokosten, om eftermiddagen, og lige når jeg tror, jeg er på vej i seng.

Jeg er faktisk aldrig fri for den. Min opdragelse dikterer, at det er en dødssynd at ringe til nogen efter 21 – så hvorfor gælder samme etikette ikke for e-mails?

Jeg mærker dagligt, hvordan elektronisk post har revolutioneret kommunikationen i privatlivet og på arbejdet. Jeg har ikke skrevet et personligt brev, siden jeg som 10-årig søgte økonomisk støtte til en yoyo. Men jeg mærker også, at lige som e-mailen byder på muligheder, så byder den også på misforståelser og misbrug. E-mailens popularitet fortager sig ikke, og dens skeptikere er gjort til skamme. Vores forældre fortalte os aldrig om e-mail-etikette, og det er derfor på høje tid, den kommer på dagsordenen.

Et af de største problemer med e-mailens udbredelse i forretnings- og privatlivet er, at grænsen mellem de to sfærer gradvist udviskes. Jeg glemmer lidt for ofte, at jeg er nødt til tænke over, hvad jeg skriver til kollegaer, og hvordan jeg skriver det. Men det er jeg. Det er nemlig langt fra givet, at min chef påskønner den underforståede humor i mine e-mails på samme måde, som min bror gør det.

Gates rasede løs
Modsat en telefonsamtale er e-mailen ikke flygtig. Når den først er sendt, fungerer den som en latent bombe under din stol. Du har ikke overblik over, hvor den er, eller hvor den ender. Hvem den bliver videresendt til, og hvilke harddiske den er lagret på? Det måtte Microsoft-stifter Bill Gates også erfare. Tidligere i år offentliggjorde en blogger fra Seattle P-I en e-mail afsendt af softwaremogulen, hvori han giver udtryk for sin klare frustration omkring Windows Mediamaker. Kontroverset bestod i, at han – med et tonefald som en førstegangsbruger – ikke kunne betjene den software, han selv udvikler – og advokerer for. E-mailen er dateret til 2003 og kom først op til overfladen, da han trak sig tilbage for to måneder siden.

Selvom jeg indtaster et password for at få adgang til min indbakke på arbejdet, er det ikke nødvendigvis en garant for, at den er privat. Hvis du er ansat, så kan din chef læse dine e-mails. Hvis du er chefen, og du derved tror, du er øverst i fødekæden – så tro om igen. IT-afdelingen har nemlig også adgang til din elektroniske brevkasse.

Jeg modtager af og til e-mails, hvor afsenderen skriver alt med stort. Men når du skriver med stort: SÅ RÅBER DU. Lad være med det. Medmindre det er meningen, at du vil fremstå lettere ophidset. På samme måde nytter det heller ikke noget at bruge store bogstaver i emnefeltet. Måske gør du det med den formodning, at det får din e-mail til at fremstå mere akut. Men i så fald er du på spanden, hvis din modtager åbner mailen, fordi han tror, hans bil er i brand – og det i virkeligheden bare var en invitation til din fødselsdagsfest.

Formålet med emnefeltet er, at du har mulighed for at opsummere din e-mail. Mest som en service til din modtager, der dagligt drukner i e-mails og derfor har brug for at kunne sortere i vigtigheden af sin post. Teknikken lærte vi allerede, da vi gik i folkeskole. Det handler om at trække essensen ud af en tekst. Det at klemme så meget af indholdet som muligt ind i emnefeltet skulle ganske enkelt straffes. Uden at træde mig selv over tæerne vil jeg mene, at straffen skulle være at læse den her klumme. Jeg stoler på, at du, som læser den, vil optræde som den udøvende magt, så vi kan få sendt e-mail-synderne til tælling!

Det skrevne ord slår hårdt
Tonefaldet er afgørende i en e-mail. Du kan med garanti huske, at du har modtaget en mail, hvor du har været i tvivl om afsenders humør. Tonefaldet på skrift adskiller sig væsentligt fra virkelighedens diskurs. Brug som tommelfingerregel, at du ikke bliver klandret for at være positiv. Hvis du er i dårligt humør og lader det komme til udtryk i en e-mail, så kan du komme til at skulle forsvare det, når frustrationen er fortaget.

Det skrevne ord kan fremkomme væsentligt hårdere end en telefonsamtale, og din meddelelse kan derfor have en afgørende betydning for din modtagers humør. Et dårligt indtryk, der gentages og forstærkes, hver gang din mail bliver læst. Og hvis du nu endelig har noget alvorligt at dele med en kollega: så rejs dig op og gå over til personen i stedet.

Du kan ikke ændre verden med dine e-mails. Men du har mulighed for at gøre en forskel for din modtager. Alle detaljerne i denne klumme er ikke lige vigtige. Om ikke andet, så vil jeg være lykkelig, hvis du husker på følgende, næste gang du trykker ’Send’: E-mailen er for evigt.

___

Ulrik Baltzer er engelsk-studerende ved Københavns Universitet.